Brister i dokumentationen – chefen slår larm

Det finns stora brister på barn och ungdomsenheten i Väsby.
Det finns stora brister på barn och ungdomsenheten i Väsby.
Det saknas dokumentation i flera hundra fall.
Det saknas dokumentation i flera hundra fall.
Orsakerna är låga kunskaper i systemet och hög personalomsättning.
Orsakerna är låga kunskaper i systemet och hög personalomsättning.
Hög personalomsättning och ett komplicerat datasystem har lett till stora brister i barn- och ungdomsenhetens arbete. Hundratals ärenden har så pass dålig dokumentation att det inte går att säkerställa att barnen fått den hjälp de behöver.

Mitt i har tagit del av en rapport som på onsdag kommer att skickas till Inspektionen för vård och omsorg (Ivo). I rapporten beskrivs stora brister i verksamheten för socialkontorets enhet för barn och unga.

Det handlar om bristande eller helt utebliven dokumentation i systemet Pulsen combine. Brister som innebär att socialkontoret inte kan garantera att alla berörda individer fått det stöd de behöver.

Charlotta Marklund, chef för individ och familjeomsorgen, uppdagade bristerna när hon tillträdde i början av hösten hösten. Flera medarbetare berättade om de problem de själva uppmärksammat. Efter att hört deras vittnesmål insåg hon att bristerna var så pass allvarliga att hon inledde en utredning för att göra en Lex Sarah anmälan till Ivo.

Den bristande dokumentationen har pågått sen 2014.

– Vi borde ha satsat mycket mer på utbildning och introduktion, säger Barbro Johansson, socialchef i Upplands Väsby.

Hundratals ärenden utan dokumentation

Flera hundra ärenden hade registrerats i systemet med bristande dokumentation eller avsaknad av utredning, de äldsta var från 2014. Enligt lag ska beslut om utredning tas inom två veckor från att ett ärende mottagits. Det hittades även runt två hundra ärenden där det fanns beslut om en åtgärd men det fanns ingen dokumentation om att barnet eller ungdomen faktiskt fått åtgärden.

– Vi vill understryka att dålig dokumentationen inte innebär att man har gjort något dåligt i verkligheten, säger Marklund.

– I de fall vi nu har gått igenom har vi inte påträffat något barn som inte fått det stöd de har rätt till eller inte blivit omhändertagen på ett bra sätt, säger Johansson.

Stor personalomsättning

En orsak till problemet är att Pulsen combine är ett komplicerat system och att tillräcklig utbildning inte har getts. Det är inte första gången det stormar kring Pulsen combine, systemet har fått kritik både i Upplands Väsby och Nacka kommun tidigare.

En annan orsak är stor personalomsättning.

Mitt i har tidigare rapporterat om att personal på enheten för utredning av barn- och unga menar att en dålig arbetsmiljö lett till stora avhopp bland personalen. Under 2016 och 2017 slutade fler medarbetare på utredningsenheten för barn- och unga än på någon annan enhet på socialkontoret.

Men enligt socialchef Barbro Johansson är den höga personalomsättningen samma typ av problem som andra kommuner i länet tampas med, till följd av att socionomer blivit mer eftertraktade på arbetsmarknaden de senaste åren.

Fakta

Bristerna i verksamheten

I rapporten skriver Charlotta Marklund, chef för individ och familjeomsorg:

”Ärenden där utredningen inte har dokumenterats, eller där dokumentationen är mycket bristfällig.

Några hundratal öppna aktualiseringar, alltså anmälningar om barn i behov av stöd, där de äldsta är från 2014, ligger i verksamhetssystemet som inte åtgärdade.

Ett par hundra inte verkställda beslut där de äldsta är från 2014, ligger i verksamhetssystemet.

Beslutformuleringar saknas i verksamhetssystemet, varvid det inte går att registrera fattade beslut.

Det kan inte uteslutas att ett enskilt barn eller en enskild ungdom inte fått den hjälp och stöd den är i behov av eller inte fått insatser inom rimlig tid.  Jag bedömer att bristerna innebär ett missförhållande eller en påtaglig risk för ett missförhållande, som rör den som får eller kan komma i fråga för insatser i verksamheten.”

Följande orsaker identifieras:

  • Bristfällig implementering av verksamhetssystemet
  • Allvarliga brister i att vidmakthålla kunskap i verksamhetssystemet
  • Allvarliga brister i den dagliga, verksamhetsnära supporten för verksamhetssystemet samt supporten på systemförvaltningsnivå
  • Bristande insikt i verksamhetssystemets komplexitet och att behovet av stöd i samband med implementeringen av systemet var större än de resurser som avsatts.
  • Bristande insikt i verksamhetssystemets komplexitet och att behovet av stöd för att vidmakthålla kompetensen i systemet var större än de resurser som avsatts.
  • Bristfällig kompetens i vikten av att dokumentera hela handläggningsprocessen inom den sociala barnavården
  • Bristande kompetens  i att efterfölja kvalitetsledningssystemet.

Viktiga omständigheter som har försvårat och förvärrat situationen är stor omsättning av personal såväl inom socialsekreteraryrket som bland chefer på den operativa nivån vilket skett i flera kommuner inom Stockholms län de senaste åren.

Källa: Upplands Väsby kommun