Nacka följer inte reglerna vid representation

Mitt i har granskat Nacka kommuns representationsfakturor
Mitt i har granskat Nacka kommuns representationsfakturor
Lokaltidningen Mitt i Nacka har granskat Nacka kommuns representation.
Flera fakturor visar sig inte ha redovisats enligt kommunens egna redovisningsregler.
Nacka kommuns ekonomidirektör medger att fel begåtts.

Flertalet av de representationsfakturor som Mitt i granskat visar sig sakna bifogade kvitton och består enbart av en faktura, ibland specificerad men ofta endast med en redovisad totalsumma. Det går alltså inte att utläsa vad som har beställts, ätits eller druckits.

På flera av fakturorna, 85 av de 217, framgår inte syftet med representationen. Syfte ska enligt kommunens redovisningsregler alltid redovisas.

Eva Olin

Eva Olin

Majoriteten av fakturorna, 154 av de 217 fakturorna, har inte heller någon bifogad namnlista. Också det strider mot Nacka kommuns redovisningsregler.

– Det är jätteviktigt att kommunens redovisningsregler följs. Syften och deltagarlistor ska alltid bifogas, det är solklart. Samtidigt ska man veta att runt 200 000 fakturor passerar vårt ekonomisystem varje år och man ska ha förståelse för att misstag kan begås ibland, säger Eva Olin, ekonomidirektör i Nacka kommun.

Lars Bejstam är juris doktor och docent vid juridiska institutionen på Uppsala universitet:

Lars Bejstam

Lars Bejstam

– Att någon lämnar en räkning utan underlag kan inte medföra en påföljd, men däremot skulle man kunna tänka sig att den som frekvent godkänner sådana räkningar kan få till exempel en varning. Kommunen hanterar våra skattepengar och då måste kommuninvånarna kunna se hur dessa pengar används. Den granskningen sköts vanligen av våra ”ombud” massmedia. Jag var tidigare chef med ekonomiansvar och då var huvudregeln att det blev inga pengar till den som inte kunde presentera underlag för sina anspråk.

Fakta

Så säger lagen

En verifikation ska innehålla uppgift om när den har sammanställts, när den ekonomiska händelsen har inträffat, vad denna avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör.

Den ska också, beroende på vad verifikatet avser, innehålla ”upplysning om handlingar eller andra uppgifter som har legat till grund för den ekonomiska händelsen samt var dessa finns tillgängliga”. Av bokföringen ska det gå att kontrollera att de olika posterna är fullständigt redovisade.

Lagen innehåller inga straff eller sanktioner om lagen inte följs.

Källa: Lars Bejstam
Fakta

Nackas reglemente vid representation

Alla enhetschefer, direktörer och verksamhetschefer har rätt att besluta om representation.

Syfte, samband med verksamhet, namn och titel på deltagare och företag eller verksamhet ska noteras på kvitto eller faktura.

All representation ska ”självklart” ha ett direkt samband med och värde för verksamheten.

Intern representation måste vara arbetsrelaterad, utom vid personalfester ”som ingår i normal personalvård”.

Representationen ska inte vara lyxbetonad, till exempel specialarrangerad underhållning, fiskeresor, och jaktutflykter.

Det finns inget tak för hur mycket en personalfest får kosta, men man ”bör följa” skatteverkets regler för hur mycket som är skattefritt för deltagaren.

Till personalfester bjuds i ”normalfallet” de in som arbetar på enheten. Alla som arbetar i kommunen har rätt att gå på en personalfest.

Källa: Nacka kommun
Fakta

Så gjorde Mitt i granskningen

Lokaltidningen Mitt i Nacka har gått igenom Nacka kommuns transaktionslista för representation från 1 januari 2016 till 16 januari 2018.

Mitt i har  begärt ut fakturor där rubriken tyder på att det handlar om krogbesök, konferenser, luncher, middagar, etcetera, och där kostnaden ligger på omkring 1 000 kronor eller mer, eller där rubriken är oklar eller antyder att fakturan kan vara värd att granska närmare.

Mitt i har hittat 217 fakturor som passar in på beskrivningarna och har begärt ut samtliga handlingar som hör till representationen, som faktura, kvitton, deltagarlista, och syftet med representationen.