ANNONS

Stickprov och lathundar efter granskning

Nacka kommun har skärpt kontrollen av fakturor som rör representation
Nacka kommun har skärpt kontrollen av fakturor som rör representation
Stickprov och lathundar.
Nacka kommun har beslutat om flera åtgärder om hur kvitton och fakturor ska redovisas, bland annat när det gäller kommunens representation som Mitt i skrev om tidigare i år.
ANNONS

I vintras skrev Mitt i om Nacka kommuns representation, bland annat hur kommunanställda i flera fall slarvade med redovisningen av genomförd representation, som vilka som deltagit vid representationen och vad syftet varit med representationen.

Mitt i granskade 217 fakturor

Under hösten och vintern gick Mitt i igenom 217 fakturor som rörde kommunens representation, mellan åren 2016 fram till början av 2018, där kostnaden för representationen var 1 000 kronor eller mer.

Granskningen visade att majoriteten av fakturorna var ofullständigt redovisade och därmed stred mot kommunens regler. På 85 fakturor framgick inte syftet med representationen, på 154 fakturor fanns ingen bifogad namnlista på deltagarna.

Även revisorer utredde

Parallellt med Mitt i:s granskning utförde revisionsfirman Ernst & Young en granskning av Nacka kommuns interna kontroll, på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Nacka kommun. 

Ernst & Young kom i en revisionsrapport i december 2017 fram till att Nacka kommuns redovisningsrutiner inte  har några ”väsentliga brister” men gav några rekommendationer om hur kommunen kan ”förstärka den interna kontrollen, bland annat förbättrade rutiner kring förtroendekänsliga kostnader.”

Kom med ett yttrande

Några månader senare, den 9 april 2018, efter revisionsrapporten och  att Mitt i:s artiklar publicerats, skrev kommunstyrelsens ordförande Mats Gerdau (M), och stadsdirektör Lena Dahlstedt i ett gemensamt yttrande att kommunen ”fortsätter att stärka rutiner kring verifierade underlag till kostnader i form av resor, representation, konferenser med mera och att dessa finns bilagda till respektive verifikation.”

Gerdau och Dahlstedt skrev vidare:

”Det är av vikt att det säkerställs att redovisningsreglmentet avseende representation efterlevs i verksamheten. Under 2018 kommer fler stickprov att tas på konton där förtroendekänsliga poster bokförs. Redovisningsenheten avser att under 2018 ytterligare utveckla internkontrollarbetet kopplat till systemmiljön, där tvåhandsprincipen på attestbehörighet ingår”.

Det senare innebär att två personer i fortsättningen ska attestera ”fötroendekänsliga kostnader.”

ANNONS

Tagit fram lathundar

Vidare framgår av yttrandet att kommunens redovisningsenhet har tagit fram ”stödjande dokument och lathundar” som kommunens anställda kan använda när det gäller hur representation ska redovisas.