Vaxholms stad slarvade med fakturor

Vilka som deltog på den här kommunala lunchen med vin förra året framgår inte. Inte heller syftet.
Vilka som deltog på den här kommunala lunchen med vin förra året framgår inte. Inte heller syftet.
En frukost för 111 spänn per deltagare på Waxholms hotell. Men syfte med  sammankomsten saknas.
En frukost för 111 spänn per deltagare på Waxholms hotell. Men syfte med sammankomsten saknas.
Nu ska Vaxholms stad skärpa sina rutiner.
Nu ska Vaxholms stad skärpa sina rutiner.
Vaxholms stad har brutit mot sina egna regler när man hanterat fakturor för representation, kurser och presenter. Det visar en externrevision. Men en skärpning är på gång.

Kurser och konferenser utan syfte och krogbesök och representation utan deltagarlistor. Det var några av bristerna som revisorerna fann när de granskade Vaxholms stads fakturahantering förra året.

Men nu ska det bli ändring.

Så sent som igår (20/10) hade kommunstyrelsen en ny internkontrollplan uppe för beslut.

– Det är en direkt följd av rapporten, säger Karin Parberg, ekonom på Vaxholms stad.

Redan tidigare i höstas begärde Mitt i att få ta del av underlaget som granskats av de externa revisorerna.

När det gäller så kallade förtroendekänsliga poster – kommunens utgifter för kurser, konferenser, kost och logi, resekostnader, intern och extern representation samt gåvor och  personalfrämjande åtgärder granskade revisorerna förra året totalt 28 slumpvis utvalda fakturor.

Bland fakturorna finns flera små inköp av presenter som biobiljetter och blommor, men även kurser, catering, och krogbesök med alkohol.

Av dessa visade sig syfte saknas i 9 av 14 tillämpliga fall. Där deltagare skulle framgå var det ännu sämre ställt – bara i 11 av 23 tillämpliga fall förekom det, enligt revisorernas granskning.

”Utifrån ovanstående verifiering anser vi att staden behöver se över sina kontroller avseende kravet på en fullständig verfikation vad gäller angivanden av syfte och deltagare” skriver revisorerna i en kommentar.

Varför är det så viktig att ange syfte och deltagare på fakturorna? 

– Det är för att revisionen och skatteverket vill det. Det är en regel så att man ska se så att man inte festar hejvilt utan att det har ett något speciellt syfte. Vi har ju också policys hur ofta och när det får ske.

Fakta

Vaxholms nya internkontrollplan ska stoppa slarvet

  • Enligt den nya interkontrollplanen ska kommunen två gånger om året göra stickprov för att se så att fakturor för förtroendekänsliga poster ligger på rätt konton, har datum och syfte angett, samt deltagarlistor, enligt gällande riktlinjer.
  • Dessutom ska kommunen två gånger om året kontrollera så att attestförteckningen är aktuell.
  • En gång om året ska kommunens leverantörsregister granskas och rensas så att det är aktuellt.
Källa: Vaxholms stad