Ekerö kommun har ännu en gång brustit i sitt ansvar att lämna ut allmänna handlingar, konstaterar Justitieombudsmannen (JO).

I april 2023 begärde en Ekeröbo ut handlingar kopplade till den utredning som kommunen ska ha gjort om huvudmannaskap för vägar. Vissa handlingar lämnades ut direkt, men när Ekeröbon bad om dagboksblad kopplade till utredningen så uppgav kommunen enligt JO:s utredning att dessa handlingar inte diarieförts.

I stället ska handlingarna ha hållits "ordnade på annat sätt". Det rörde sig, menade kommunens kansli i sina mejl till Ekeröbon, om utkast upprättade inom förvaltningen eller handlingar som kan anses vara ”en teknisk bearbetning”, och som kommunen inte hade skyldighet att lämna ut.

"Förtjänar kritik"

Otydliga och motstridiga svar menar JO som i sitt beslut skriver att "kommunen inte haft klart för sig vilka handlingar som fanns samt haft bristande kunskaper om regelverket. Detta är naturligtvis oacceptabelt och kommunstyrelsen förtjänar kritik".

– Det saknades tydliga och konsekventa rutiner för hanteringen av handlingarna i det här ärendet, vilket tillsammans med ett antal missförstånd i kommunikationen fördröjde kommunens hantering av begäran, säger Peter Birath, som är arkivarie i Ekerö kommun.

– Det är jätteviktigt att detta följs och därför är det bra att den här typen av brister uppdagas, för att vi ska se tydligt var det brister och hur vi kan utvecklas och bli bättre.

I september 2022 fick kommunen kritik av JO för att inte lämna ut allmänna handlingar snabbt nog. Då konstaterades det att kunskapsnivån behövde höjas.

"Utifrån det nu aktuella ärendet står det klart att det konstaterade behovet kvarstår", skriver JO i det nya beslutet.

Vad har kommunen gjort för att lösa problemet?

– Efter första anmälan påbörjades ett antal insatser. Bland annat togs det fram informationstexter till intranät, utbildningar och andra riktade åtgärder för att höja kompetensen.

Men problemen kvarstår, enligt JO?

– Kompetensökning tar tid men vi har under de senaste månaderna tagit ett stärkt grepp på området. Nu har vi flera projekt och insatser igång, bland annat för att kartlägga vilka handlingar som ska diarieföras och hur handlingar som inte ska diarieföras ska hanteras, och för att öka transparensen kring hanteringen av allmänna handlingar.  

Hur följer ni upp detta – kommer det krävas ännu en JO anmälan för att problemen ska lösas?

– Jag hoppas verkligen inte det. Nu håller vi ett extra öga på det. Vi kommer även under hösten gå över till ett nytt system med förhoppningen att göra det enklare för våra tjänstepersoner att diarieföra och söka fram handlingar.